Informativa sulla privacy

Questa informativa spiega come Clientovo tratta i dati personali, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

1. Titolare del trattamento

Il servizio è fornito da un’impresa individuale con sede in Polonia, iscritta al registro pubblico delle imprese individuali (CEIDG). I dati identificativi completi — denominazione, indirizzo e partita IVA UE — saranno pubblicati in questo documento prima della sua entrata in vigore. Contatto: assistenza@klientowo.com.

Non abbiamo nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO): il trattamento non rientra nei casi previsti dall’art. 37 del GDPR. Per qualsiasi questione relativa ai dati personali scrivi all’indirizzo qui sopra.

2. Due ruoli distinti — leggi prima questo

Nel servizio convivono due trattamenti diversi, con responsabilità diverse:

I dati del tuo account (e-mail, nome, dati di fatturazione, cronologia delle esecuzioni): qui il titolare siamo noi e vale questa informativa.
I dati dei tuoi clienti (nomi, contatti, testo dei messaggi, appuntamenti), che inserisci tu o che arrivano dai tuoi moduli: qui il titolare sei tu e noi siamo responsabili del trattamento, e agiamo solo su tua istruzione documentata. Le condizioni sono nell’Accordo sul trattamento dei dati (DPA).

In pratica: dei dati delle persone a cui scrivi rispondi tu. Noi ti forniamo lo strumento e ci obblighiamo a trattarli solo per farlo funzionare.

3. Quali dati trattiamo

Dati dell’account — indirizzo e-mail e nome, più l’identificativo della tua attività.
Dati dell’attività — partita IVA, città, indirizzo e numero di telefono dell’attività, se li indichi in fase di registrazione o nelle impostazioni. Servono per la fatturazione, per la tua pagina pubblica e — se scegli di pubblicarla — per la scheda nel catalogo. L’indirizzo privato del titolare non lo chiediamo.
Dati di configurazione — orari, servizi, testi dei messaggi, indirizzo mittente e ogni altra impostazione che salvi.
Dati dei tuoi clienti — contatti e contenuto dei messaggi, necessari perché l’automazione possa preparare e inviare la risposta.
Log e utilizzo — esito e orario delle esecuzioni e costo di elaborazione, per la cronologia e la fatturazione.
Richiesta di essere richiamato — nome, numero di telefono, tipo di attività e l’eventuale messaggio che ci lasci nel modulo del sito, insieme alla pagina da cui hai scritto. Li usiamo solo per richiamarti: non finiscono in nessuna newsletter e non li cediamo a nessuno.
Dati tecnici — indirizzo IP (temporaneamente, per limitare gli abusi) e i cookie tecnici necessari alla sessione.
Dati di pagamento — identificativi cliente e abbonamento generati da Stripe. I dati della carta sono trattati esclusivamente da Stripe: noi non li vediamo e non li conserviamo.

Non trattiamo intenzionalmente categorie particolari di dati (art. 9 GDPR). Il servizio non è destinato a dati sanitari: non inserirli nei campi liberi.

4. Finalità e basi giuridiche

Fornire il servizio — esecuzione del contratto, art. 6.1.b.
Richiamarti quando ce lo chiedi — misure precontrattuali su tua richiesta, art. 6.1.b. Non ti richiamiamo se non ce lo chiedi tu.
Pubblicare la scheda della tua attività nel catalogo — esecuzione del contratto, art. 6.1.b, e solo se attivi tu la pubblicazione: di serie è disattivata. Quando la attivi, il nome, la città, la categoria, il prezzo più basso del listino e la media delle valutazioni compaiono nel catalogo pubblico, e la tua pagina pubblica diventa indicizzabile dai motori di ricerca. Se disattivi la pubblicazione, la scheda esce dal catalogo e la pagina torna non indicizzabile — ma le copie già salvate dai motori di ricerca non dipendono da noi.
Sicurezza e prevenzione degli abusi (limiti di frequenza, protezione dei moduli pubblici) — legittimo interesse, art. 6.1.f.
Fatturazione e obblighi fiscali — obbligo legale, art. 6.1.c.
Dati dei tuoi clienti — trattati come responsabili, su tua istruzione documentata (art. 28).

Fornirci i dati non è mai un obbligo di legge. I dati dell’account sono però necessari per il contratto: senza un indirizzo e-mail non possiamo creare l’account né fornire il servizio. Il numero di telefono nel modulo di richiamata è facoltativo — ma senza non possiamo richiamarti.

5. Intelligenza artificiale

Per preparare i messaggi e valutare le richieste inviamo il testo all’API Claude di Anthropic. Serve unicamente a generare la risposta richiesta e, secondo le condizioni di Anthropic, non viene utilizzato per addestrare i modelli.

I messaggi generati automaticamente sono contrassegnati come tali, in attuazione dell’art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act). Anche l’assistente della chat dichiara di essere un sistema automatico prima della prima interazione.

L’intelligenza artificiale prepara testi: non prende decisioni. Non adottiamo decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici nei tuoi confronti o che incidano in modo analogo significativo sulla tua persona (art. 22 GDPR).

6. Fornitori (sub-responsabili)

Ci avvaliamo dei fornitori elencati qui sotto. Ognuno tratta i dati solo per la propria funzione e per nostro conto. L’elenco è aggiornato: ti comunicheremo in anticipo ogni variazione, come previsto dal DPA.

Vercel Inc. — Hosting dell'applicazione (elaborazione nella regione indicata). Trattamento: Francoforte (fra1). Garanzia per il trasferimento: Clausole contrattuali tipo (art. 46 GDPR).
Vercel Inc. (Blob Storage) — Allegati caricati sulle schede dei contatti. Trattamento: in corso di verifica. Garanzia per il trasferimento: Clausole contrattuali tipo (art. 46 GDPR).
MongoDB, Inc. (Atlas) — Database. Trattamento: in corso di verifica. Garanzia per il trasferimento: Clausole contrattuali tipo (art. 46 GDPR).
Trigger.dev Ltd. — Esecuzione delle automazioni in background. Trattamento: in corso di verifica. Garanzia per il trasferimento: Clausole contrattuali tipo (art. 46 GDPR).
Anthropic PBC — Generazione dei testi tramite intelligenza artificiale (Claude). Trattamento: Stati Uniti. Garanzia per il trasferimento: Clausole contrattuali tipo (art. 46 GDPR).
Resend (Plus Five Five, Inc.) — Invio delle e-mail. Trattamento: Stati Uniti. Garanzia per il trasferimento: Clausole contrattuali tipo (art. 46 GDPR).
Stripe, Inc. / Stripe Payments Europe Ltd. — Pagamenti e abbonamenti. Trattamento: Irlanda / Stati Uniti. Garanzia per il trasferimento: Clausole contrattuali tipo (art. 46 GDPR).
Google Ireland Ltd. — Accesso con account Google (OAuth). Trattamento: Irlanda.
Cloudflare, Inc. — DNS, protezione del dominio e verifica anti-bot (Turnstile). Trattamento: Stati Uniti. Garanzia per il trasferimento: Clausole contrattuali tipo (art. 46 GDPR).
Functional Software, Inc. (Sentry) — Segnalazione degli errori dell'applicazione. Trattamento: Stati Uniti. Garanzia per il trasferimento: Clausole contrattuali tipo (art. 46 GDPR).
Radgost sp. z o.o. (Fakturownia) — Emissione delle fatture per l'abbonamento. Trattamento: Polonia.
Meta Platforms Ireland Ltd. — Messaggi su WhatsApp Business e Instagram, se attivati. Trattamento: Irlanda / Stati Uniti. Garanzia per il trasferimento: Clausole contrattuali tipo (art. 46 GDPR).
OpenAPI S.p.A. — Compilazione dei dati aziendali dalla partita IVA. Trattamento: Italia.

7. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

Alcuni fornitori trattano dati al di fuori dello SEE, in particolare negli Stati Uniti. Questi trasferimenti sono garantiti dalle clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione europea (art. 46 GDPR) o da un meccanismo equivalente. Puoi chiederci copia delle garanzie scrivendo a assistenza@klientowo.com.

8. Per quanto tempo conserviamo i dati

Account attivo — per tutta la durata del rapporto.
Dopo la chiusura dell’account — cancelliamo i dati entro 14 giorni. Su tua richiesta te li esportiamo prima della cancellazione.
Contatti e loro storico — 24 mesi dall’ultima attività, poi cancellati con tutto lo storico (messaggi, prenotazioni, allegati).
Richieste di chiamata dal sito — 12 mesi, poi cancellate automaticamente, anche se non diventi cliente.
Dati tecnici di invio — eventi di consegna 6 mesi, dati sulle chiamate 12 mesi, registro delle attività 24 mesi.
Prenotazioni e liste d’attesa — 24 mesi (le prenotazioni si contano dalla data dell’appuntamento, non da quando sono state create).
Dati dell’attività — partita IVA, indirizzo e telefono restano per tutta la durata dell’account e vengono cancellati insieme ad esso, negli stessi 14 giorni. L’esito della verifica della partita IVA si conserva come prova del controllo, insieme ai documenti contabili.
Blocchi tecnici degli slot — quando qualcuno prenota, la griglia blocca le celle dell’orario scelto perché due persone non possano prendere lo stesso posto. Questi blocchi si cancellano da soli entro 24 ore dall’orario dell’appuntamento.
Account cliente — resta finché non lo elimini tu. Quando lo elimini, l’account e la password spariscono subito; i dati che i saloni hanno su di te seguono le regole del §11.
Prove di consenso e disiscrizioni — le disiscrizioni restano senza scadenza: un’opposizione che scade non è più un’opposizione. Le prove di consenso e le accettazioni dei documenti si conservano finché possono essere contestate.
Documenti contabili e fiscali — per il periodo imposto dalla legge fiscale applicabile, anche dopo la chiusura dell’account.

9. I tuoi diritti

Hai diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e portabilità, di opporti a determinati trattamenti e di revocare il consenso quando il trattamento si fonda su di esso (artt. 15–22 GDPR). Per esercitarli scrivi a assistenza@klientowo.com.

Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma, www.garanteprivacy.it) o all’autorità di controllo dello Stato in cui risiedi.

Utilizziamo esclusivamente cookie tecnici, necessari all’accesso e alla sessione. Non usiamo cookie di profilazione né strumenti di analisi di terze parti. I dettagli sono nell’Informativa sui cookie.

11. Se hai un account come cliente di un salone

Questa sezione riguarda te solo se hai creato un account da cliente per prenotare presso i saloni che usano Clientovo. È una cosa diversa dall’account di un’attività: qui non gestisci un salone, vedi i tuoi appuntamenti.

Quali dati trattiamo — il tuo indirizzo e-mail, il nome se lo indichi, la password (conservata solo come impronta crittografica: non la vediamo e non possiamo ricavarla) e il collegamento tra il tuo account e i tuoi appuntamenti.
Perché — per farti accedere, mostrarti i tuoi appuntamenti, farteli disdire e permetterti di prenotare senza reinserire ogni volta i tuoi dati. Di questo account il titolare siamo noi, ed è l’esecuzione del contratto che chiedi tu creandolo (art. 6.1.b).
Come troviamo i tuoi appuntamenti — li colleghiamo tramite il tuo indirizzo e-mail. Vedrai quindi anche le prenotazioni fatte prima di creare l’account, presso qualunque salone che usa Clientovo: è il motivo per cui la pagina non è vuota il primo giorno.
Quanto dura — l’account resta finché non lo elimini tu.

Se elimini l’account. Sparisce il tuo account e la tua password, il collegamento con i tuoi appuntamenti e l’accesso alla pagina. Gli appuntamenti futuri vengono annullati, perché dopo non avresti più modo di farlo tu.

Quello che non sparisce sono i dati che i saloni hanno su di te — prenotazioni, messaggi, note. Ogni salone è titolare autonomo di quei dati e ha obblighi fiscali e contabili sugli appuntamenti già svolti: non possiamo cancellarli al posto suo. Per farli cancellare, scrivi direttamente al salone; se non sai come contattarlo, scrivici a assistenza@klientowo.com e ti indichiamo a chi rivolgerti.

12. Modifiche e contatti

Quando aggiorniamo questa informativa cambiamo la data «Ultimo aggiornamento» in alto e, per le modifiche rilevanti, te lo comunichiamo. Domande e richieste: assistenza@klientowo.com.